Guia: tudo o que você precisa saber sobre manual de franquia

Uma franquia de sucesso é representada pela replicação de padrões de gerenciamento, o que torna necessário contar com elementos que permitam que isso aconteça na prática, como o manual de franquia.

Ele também é um dos mecanismos utilizados para facilitar a comunicação entre franqueador e franqueado. Tem a finalidade de manter a qualidade das operações e evitar qualquer ruído. Ou falha que possam comprometer seriamente o negócio.

Por meio deles é possível documentar, de forma completa, as informações necessárias para uma boa gestão da sua franquia.

Não dispor desse recurso é correr o risco de levar a franquia ao fracasso. Especialmente pela dificuldade de gerenciamento que essa ausência trará. Por isso, criamos um guia completo que explica como funciona e como deve ser elaborado. Continue conosco e descubra tudo sobre essa importante ferramenta!

1. O que é um manual de franquia?

O manual de franquia é um guia onde constam as principais informações referentes ao funcionamento da rede e suas unidades. Ele é feito de maneira minuciosa, visando conceder mais autonomia de gerenciamento aos franqueados sem que haja descumprimento do padrão da marca.

O respeito à identidade é fundamental para a imagem da empresa, por isso o manual é produzido levando em conta processos já testados, ou seja, sem espaços para achismos e com foco no que realmente funciona.

Dentre os conteúdos do manual, encontram-se pontos como:

• mapeamento e otimização de processos;
• uso de identidade visual;
• modelos e planejamento de marketing da empresa;
• noções de gerenciamento;
• explanação concisa de valores da rede como missão, visão e propósitos.

Esse é um apanhado geral dos conteúdos, podendo cada franquia inserir outros conforme a exigência existente em seus processos. E já que falamos em termos gerais, normalmente um manual é dividido em três etapas: implementação, operacional e marketing.

Etapas

O primeiro diz respeito aos processos administrativos para abertura de uma loja, o segundo sobre a administração das operações cotidianas e o terceiro sobre as estratégias para divulgar e fortalecer os resultados obtidos pela marca.

Em todas essas etapas, o manual deve apresentar uma linguagem didática, tendo como foco a clareza e a transparência das informações. Com essas medidas, fica mais fácil para o franqueado assimilar e colocar em prática o conhecimento obtido.

É recomendado dividi-lo em tópicos, pois isso permite uma consulta rápida e que possa ir direto ao item procurado, diminuindo assim o tempo de consulta para tirar dúvidas pontuais.

A informatização tão presente nas organizações trouxe o advento dos manuais digitais, tornando o acesso mais fácil e sem precisar ter uma edição impressa em mãos. Esse rápido alcance permite que o manual seja acessado em diversos lugares, o que pode ser feito pela disponibilização do documento em uma plataforma específica ou pelo download de um arquivo digital.

Importância dos manuais

Por fim, vale mencionar a importância de atualização do manual. Novos processos e a necessidade natural de renovação são elementos que justificam essa necessidade. Um manual atualizado permite que a sua rede utilize os métodos operacionais e de gestão mais modernos, evitando, assim, processos engessados e permitindo o alcance de melhores resultados.

2. Para que serve um manual de franquia?

O principal motivo para usar o manual é a padronização de franquia. É inimaginável ter uma rede onde cada franqueado dita as suas próprias regras conforme o que ele entende ser o melhor para a sua gestão. Mesmo que seja uma parceria, há uma hierarquia, a qual se baseia no cumprimento de determinados processos.

Negligenciar esse ponto pode resultar em unidades que não se conectam entre si, trazendo experiências muito melhores ou piores conforme a loja e comprometendo, assim, os resultados. Os clientes valorizam muito o padrão, já que novas compras se baseiam em experiências positivas anteriores.

Ter um manual bem-feito e com uma estratégia definida com precisão permitirá aos franqueados seguir as regras com mais facilidade. Para a sua franquia, a vantagem é ter um padrão de sucesso e conseguir mantê-lo, o que facilita, inclusive, o processo de expansão.

Controle maior

Ao ter maior controle sobre os processos, fica mais fácil gerenciar a rede, tarefa que é muito complexa e tem na organização uma grande aliada. Se consideramos a importância do mercado digital para as operações da franquia, ter um manual favorece não só questões operacionais ligadas à loja física, mas também contribui para criar uma presença online forte na internet.

E essa presença exige também padronização e conexão entre as ações de todas as unidades. Elementos como padrão de postagens, definição do público-alvo, linguagem utilizada e ferramentas escolhidas devem permear essa divulgação uniforme. Esses pontos são importantes tanto para marcas já consolidadas como para marcas novas e que estão buscando seu espaço no mercado.

As redes de sucesso, independentemente do porte, possuem um manual para ditar o modelo de franquia e as operações necessárias. Ele é uma peça fundamental para os gestores, especialmente se levarmos em conta a presença de unidades em diversos locais. Em resumo, o manual de franquia serve para documentar as bases que estruturam o negócio.

3. Por que o manual é importante?

Dentre os fatores que justificam a importância do manual de franquia já destacamos a padronização.

Existem outros tão importantes quanto esse, que são formalizar a transferência de know how para o franqueado. Evitando assim problemas judiciais e ajudando na capacitação profissional dos seus colaboradores. Além disso, serve como um guia de operação e gestão a ser utilizado no dia a dia do negócio.

Formalização da transferência de know how

Neste tópico, a justificativa se baseia em diversos pontos, mas o principal deles é a obrigatoriedade do franqueador em dar suporte ao franqueado. É claro que isso exige contato constante entre as partes, mas o manual serve como uma maneira de documentar essa transferência de informações.

Capacitação de profissionais

Em relação à capacitação dos profissionais, todo treinamento deve ter seu propósito, e este, por sua vez, deve estar alinhado às necessidades da rede. Por isso, é importante documentar para que o franqueado possa saber como e quando fazer essas capacitações e qual o objetivo principal delas.

Como a operação e a gestão diária do negócio trazem muitas dúvidas, o manual é uma forma de tirar as principais delas. E não pense que apenas franqueados que estão iniciando no empreendedorismo possuem dúvidas, os mais experientes também têm, pois muitos deles não estão acostumados com um modelo de negócio que exige o cumprimento de padrões.

Essa necessidade de tomar decisões com base em um modelo preestabelecido exige que o franqueador crie conteúdos com fins de orientação e, da parte do franqueado, a disposição para aprender e se adaptar aos padrões acordados.

4. O que deve ter em um manual de franquia?

Os conteúdos são diversos dentro de um manual de franquia. Para que você possa entender o que deve ser inserido e como essa inserção precisa ser feita, dividimos o processo em 7 etapas. Confira quais elas:

1. Parâmetros de qualidade

Estabelecer padrões de qualidade é o primeiro passo para criar um manual que seja, de fato, uma referência para a atuação dos franqueados. É importante escolher uma unidade piloto, ou seja, um case de sucesso dentro da própria rede que servirá como base das ações e do padrão a ser atingido.

Após isso, é preciso detalhar o sistema operacional dessa unidade, o que pode ser feito de forma ilustrativa, como desenhar um fluxo das operações, acrescentando elementos que tornem essa explicação mais didática.

Assim como estamos dividindo a criação do manual por etapas, é possível criar subetapas em cada uma delas. Na etapa 1, é possível dividir a análise da unidade modelo conforme os diversos departamentos ou setores que ela possui, esmiuçando, assim, o funcionamento isolado de cada um deles e mostrando como isso se conecta no final.

E sempre é preciso detalhar os itens mais importantes, o que pode ser feito, escolhendo palavras-chave que deixem claro quais são os pontos relevantes dessa etapa.

2. Trabalho prático

A etapa 2 deve apresentar a forma como os demais franqueados seguirão os passos do gestor responsável pela unidade padrão. O primeiro momento pode ser a realização de um treinamento a fim de demonstrar as práticas e ferramentas que serão utilizadas.

Nessa etapa do manual também devem constar informações detalhadas sobre como esses índices de excelência foram alcançados, quais são esses índices e o que eles representam em termos de resultados para o negócio.

É importante ser bem minucioso, pois dividir essa explicação em fatias facilita a assimilação de todos os pontos que fazem parte desse índice. O franqueado precisa visualizar de forma clara que é possível atingir esses resultados na unidade dele.

3. Padronização da linguagem do manual de franquia

Essa etapa não diz respeito ao que vai ser inserido em termos de conteúdo, mas como  será inserido. Padronizar a linguagem que será utilizada no manual é uma forma de gerar conexão entre as diversas etapas. Além de mostrar que você entende do que está falando. Afinal, como cobrar padrões se a sua rede não consegue nem padronizar um manual?

Algumas dicas para fazer uma padronização de linguagem coerente e que agregue qualidade à exposição do conteúdo são:

• prezar pela objetividade, usando o poder de síntese para não tornar a leitura cansativa;
• usar verbos no imperativo para ir direto ao ponto;
• usar palavras positivas;
• não criar frases e parágrafos longos;
• dividir o texto em tópicos;
• usar recursos didáticos como gráficos e cheklists;
• padronizar caracteres páginas, títulos, etc;
• intitular todas as seções;
• colocar o título dado ao manual em todas as páginas;

4. Diagramação do manual de franquia

A diagramação deve ser feita com base nos propósitos que o manual visa atingir. Por esse motivo, é importante utilizar elementos como figuras, tabelas, formulários e anexos. Esse tipo de recurso ajuda a captar a atenção do leitor.

Mesclar textos bem formulados com uma parte visual criada de forma inteligente torna o manual muito mais interessante. Mesmo que haja a necessidade de ser formal, é possível ser descontraído em alguns momentos porque isso traz mais leveza à leitura.

No caso de manuais digitais, é altamente recomendado utilizar a tecnologia a seu favor. É possível criar um manual incrível com simples recursos, o que mostra que não há desculpas para criar uma excelente diagramação.

5. Revisão

A revisão é importante para garantir a elaboração de um manual de excelência e que não contenha erros de português ou de diagramação. Sendo assim, é importante contar com ajuda especializada para realizar uma correção gramatical e verificar a linguagem utilizada.

É possível fazer testes antes de finalizar o manual, encaminhando uma prévia para dois ou três franqueados a fim de receber o feedback deles e realizar as devidas melhorias. Caso a sua empresa ainda não tenha franqueados, é possível solicitar a ajuda de outros empreendedores a fim de receber opiniões sobre o documento que está sendo elaborado.

6. Impressão

Nessa etapa, é preciso definir se o manual será impresso ou disponibilizado de maneira digital. É possível ainda criar as duas versões, o mais importante aqui é facilitar o acesso.

É recomendando também contar com a ajuda especializada de um designer gráfico ou da empresa que fará a impressão para escolher os melhores formatos, tipo de papel que será utilizado, entre outros elementos que podem fazer toda a diferença na versão final do documento.

7. Distribuição do material

É importante comemorar a finalização do material. Os primeiros a receberem o manual devem ser as pessoas que colaboraram de forma direta no processo, até mesmo para reconhecer o esforço de cada um.

Se a opção for por documentos digitais, é preciso escolher os meio de distribuição (e-mail, plataforma, etc) sem deixar de lado os backups de segurança e o armazenamento em um local seguro.

É importante emitir recibos de entrega ou solicitar confirmação de recebimento dos manuais. Assim, ninguém poderá alegar que não recebeu ou que não tem conhecimento sobre esse documento.

Atualização do manual de franquia

Por fim, na entrega deve ficar claro que essa é apenas uma versão do manual e que novas versões mais atualizadas serão disponibilizadas de tempos em tempos. Isso deve ser feito junto a um convite para que todos os franqueados e colaboradores enviem suas ideias e sugestões para que as próximas edições sejam ainda melhores.

Fora que, incentivar a participação de todos, favorece o envolvimento no negócio e motiva a continuidade das operações com êxito.

5. Como transformar meu negócio em franquia?

Franquear um negócio é um dos caminhos para expandir as operações. Por meio de um estudo de franqueabilidade, é possível estabelecer um modelo a ser replicado, o que culminará na abertura de novas unidades.

Esse modelo precisa da criação e do estabelecimento de processos operacionais, os quais deverão estar registrados no manual de franquia. É importante também estruturar a equipe de suporte e demais questões relacionadas ao andamento do negócio.

Estar preparado é essencial para garantir o sucesso das operações. Afinal, gerenciar duas lojas, por exemplo, é bem diferente de gerenciar uma rede. Pois você estará lidando com outros empreendedores e com a distância da localização das unidades.

Sonhos

Abrir uma franquia também representa um sonho para muitos empreendedores. Sob esse cerne, é importante criar um modelo sólido e que permita que essas pessoas obtenham os resultados almejados.

O sucesso de um franqueado pode fazer com que ele resolva investir em mais unidades da rede, contribuindo assim para aumentar a venda de franquias e elevando o lucro para ambas as partes.

Como o franqueamento requer investimento de tempo e dinheiro, vamos listar alguns pontos que precisam ser analisados na hora de franquear o seu negócio. Conheça-os abaixo!

Tamanho do mercado

Saber qual o tamanho do mercado, os nichos e subnichos que podem ser explorados e as demandas existentes em relação aos seus produtos e serviços é o ponto de partida para analisar a viabilidade de franquear o negócio.

Havendo uma resposta positiva sobre esses questionamentos, fica claro que vale a pena investir em outras unidades e assim expandir os negócios por meio de franquias.

Muitas empresas não levaram isso em conta na hora de franquear os seus negócios e pagaram caro por isso, muitas vezes com a própria falência. Então é necessário que esse estudo seja feito da forma mais profissional e completa possível.

Alinhamento operacional

Conforme dito, é preciso criar uma estrutura propícia para o gerenciamento da franquia. Fator que exige o alinhamento das operações atuais e a inserção de novos elementos. É preciso definir questões como distribuição de responsabilidades, procedimentos padrão, limite de atuação dos franqueados e estruturação do suporte.

Consultoria jurídica

Como a relação entre franqueador e franqueado exige a elaboração de uma COF e o contrato de franquia e o posterior cumprimento dele, é altamente recomendado contar com ajuda jurídica para realizar todos esses passos com precisão e garantir que eles estejam dentro da lei.

É importante buscar profissionais ou escritórios que tenham familiaridade com a Lei 13966/19, conhecida como “Lei das Franquias”. É essa legislação que dispõe sobre a relação entre franqueado e franqueador, portanto cumpri-la é fundamental para evitar problemas legais.

Perfil do franqueado

É importante definir um perfil ideal de franqueado. Com essa definição, cria-se um padrão a ser buscado nos processos seletivos. O que evita a entrada de pessoas que não estejam alinhadas com a proposta da marca.

Por exemplo, nem todo chef de cozinha seria um bom franqueado em uma franquia de restaurantes. Já que ter conhecimento gastronômico é uma coisa e habilidades para gerenciar um negócio é outra.

Então, é importante listar as características buscadas e assim criar um processo de escolha mais focado e com chances de atrair os parceiros certos.

Investimento externo

Como abrir uma rede de franquias exige investimento, contar como apoio externo pode ser necessário. A entrada de um novo sócio ou a presença de um investidor são exemplos disso.

Porém, é importante não focar somente na injeção de capital e sim no impacto que isso trará no negócio. Seja em termos de porcentagem como na relação entre as partes envolvidas. Um bom valuation pode ajudar!

6. Como uma consultoria pode ser útil?

Uma consultoria empresarial tem como objetivo auxiliar em diversos pontos da abertura de uma franquia. Por exemplo, com análise de viabilidade técnica, estudo de franqueabilidade, elaboração do modelo de negócio. Até mesmo com a definição dos royalties que serão praticados e intermediar as relações entre franqueador e franqueado. A fim de eliminar possíveis dificuldades de relacionamento.

Uma consultoria de franquias conta com profissionais qualificados e que usam a sua experiência em prol de melhorar o gerenciamento das unidades franqueadas. Isso acontece pelo monitoramento do desempenho da rede como um todo. Incluindo o estudo individual de cada unidade. Transferindo assim o know how da matriz para padronizar o serviço e garantir a qualidade das operações.

Esse suporte tem caráter prático, ou seja, os consultores vão a campo para identificar as demandas. E a partir disso, apresentar as melhores soluções. Sendo assim, acertar na escolha da consultoria é fundamental. Porque quanto mais qualificados forem os profissionais maiores são as chances de encontrar as melhores soluções para o seu caso.

Vantagens

• identificar riscos;
• evitar prejuízos;
• otimizar processos;
• criar um suporte funcional.

A tecnologia é uma grande aliada nessa missão. Afinal, com o uso das ferramentas corretas como é possível fazer esse mapeamento de forma mais completa. As melhores consultorias não só utilizam esses recursos como implementam-nos na gestão diária da rede. Facilitando assim o controle das operações.

Conclusão

Com este guia, você recebeu todas as informações que precisa sobre o manual de franquia. E mais do que saber por que é importante, você já sabe como criar um para a sua rede.

Lembre-se que essa ferramenta é um dos elementos cruciais para garantir o sucesso das operações. Documentar as informações, apesar de ser trabalhoso, apresenta um grande custo-benefício. Em especial no cumprimento dos padrões de qualidade da marca.

E conforme citado no último tópico, contar com ajuda de uma consultoria especializada é importante. E isso se encaixa também na elaboração do manual de franquia.

Tendo em mente essa necessidade, convidamos você para entrar em contato conosco e conhecer as nossas soluções. A Goakira possui as ferramentas necessárias para franquear um negócio com sucesso. Aguardamos o seu contato!