Guia completo para organizar uma convenção de franqueados

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Organizar uma convenção de franqueados é uma ótima forma de reunir em um só lugar todos os interessados no crescimento e desenvolvimento de sua franquia e discutir ideias para o futuro.

Contudo, organizar um evento como esse pode não ser uma tarefa das mais simples. Pois, demanda muito planejamento para que seus objetivos sejam alcançados.

Neste post, vamos mostrar para você a importância de um evento como esse para o crescimento de uma franquia. Além de dicas de como organizá-lo de forma simples para que seja um sucesso. Confira!

A convenção de franqueados

A convenção é um evento que tem como objetivo reunir todos os franqueados de uma rede. Ou de uma região, a depender do número de pessoas em um ambiente de avaliação e crescimento.

É uma ferramenta de livre comunicação com todos os franqueados. Deve ocorrer com uma determinada periodicidade. E ainda permite a troca de experiências.

Muitos franqueadores se perguntam qual é a melhor hora para iniciar a prática de uma convenção. Afinal, franquias mais novas não contam com franqueados suficientes para criar um evento.

São várias as dúvidas e questionamentos que podem surgir. Desde o temor de que a reunião de franqueados seja utilizada para realizar críticas ao modelo de negócio. Ou à própria organização do evento.

Além disso, os franqueadores ainda têm de realizar diversas atividades para garantir o sucesso da convenção. Como a contratação de palestrantes externos, escolher franqueados para dar depoimentos e preencher todos os espaços com atividades interessantes.

Benefícios

Contudo, mesmo que a primeira convenção seja uma grande interrogação, quem já participou de algum evento como esse sabe que o resultado final pode trazer muitos benefícios para a marca e maturidade para a franquia.

É o momento de reunir todos os franqueados em um ambiente de amizade e companheirismo. Afinal, todos os presentes almejam o mesmo objetivo. O crescimento e desenvolvimento do negócio.

Esse clima de motivação é um dos principais pontos de uma convenção. É o que dá gás para enfrentar os desafios de mais um ano de trabalho duro.

A importância da convenção de franqueados

A convenção pode ser tomada como uma grande ferramenta de comunicação direta com os franqueados. A marca pode utilizá-la para várias funções diferentes como forma de agregar valor ao evento.

Por exemplo, em uma franquia jovem, a convenção pode se voltar para um modelo de workshop. Sendo assim, composta de treinamentos, práticas e depoimentos que auxiliem franqueados mais novos a entender melhor o negócio e o mercado.

Já para franquias mais estabelecidas, pode-se tomar um caminho de amadurecimento. Ou ampliação de horizontes ou até mesmo a apresentação de vários aspectos do negócio como um todo.

Por exemplo, gestores de várias áreas de franquia podem demonstrar os balanços do último ano de trabalho. Ou apresentar quais são as metas e objetivos que serão buscados em um próximo período.

Por mais que a apresentação desses números possa ser um tanto quanto “pesada”, é grande a sua importância para demonstrar aos franqueados como está a saúde do negócio e quais os planos para que ela continue crescendo.

Reunir em um só lugar todos os interessados no negócio! Esse é outro ponto que torna a convenção de franqueados tão importante. Esse ambiente colaborativo pode fazer com que várias ideias interessantes possam surgir, contribuindo para o crescimento da franquia.

Além disso, é o momento perfeito para realizar o reconhecimento dos franqueados que mais se esforçaram em prol do negócio e conseguiram os melhores resultados durante o ano, trazendo motivação para todos os outros.

A importância de uma convenção de franqueados para o desenvolvimento e amadurecimento de uma franquia é inquestionável.

A evolução das convenções de franqueados

Em um primeiro momento, as convenções não eram um local tão aberto. Seu objetivo principal era apenas apresentar os números do negócio do ano anterior, o que acaba não chamando a atenção dos franqueados e contava com pouca adesão.

Com o passar do tempo, as marcas acabaram por inserir diversas outras atividades, visando utilizar o tempo de reunião dos franqueados para criar um ambiente de crescimento pessoal.

As franquias perceberam que investir nas pessoas faria, por si, os próprios negócios crescerem e começaram a aprender com as experimentações umas das outras.

Dessa forma, as convenções de franqueados passaram de algo desinteressante para se tornarem o momento mais esperado do ano entre todos os envolvidos no negócio.

Sendo que é preciso toda uma preparação com antecedência para permitir que o maior número de franqueados possa participar, uma vez que dá parte deles também é preciso fazer uma série de preparativos.

Entre eles está a reserva da data em suas agendas, a busca por hospedagens na cidade em que será realizado o evento, garantia do translado, entre outros pontos necessários para a viagem.

Além disso, todo o ano o evento pode evoluir mais ainda, com as sugestões e ideias apresentadas pelos seus participantes, uma vez que os franqueados costumam se tornar altamente engajados no evento.

A convenção de franqueados para novas franquias

Criar um evento interessante quando se ainda é uma franquia jovem e que conta com poucos franqueados pode ser um desafio, afinal, há pouco dinheiro em caixa e nem todos podem se deslocar até o local em que ele acontecerá.

Contudo, graças a transformação digital e às novas ferramentas, pequenas franquias, ou microfranquias, também podem fazer convenções inovadoras e que auxiliem no crescimento da marca.

A alternativa é apostar na criação de um evento online, por meio do uso de ferramentas tecnológicas de videoconferência como Skype e Hangouts, criando uma experiência muito interessante e com pouco investimento.

Além disso, esse modelo de evento permite que até mesmo os franqueados que estejam mais distantes ou que não tenham disponibilidade de viajar, possam participar de maneira ativa, uma vez que as ferramentas permitem a interação.

Alternativa para franquias que já têm um maior número de franqueados, mas que não contam com muita adesão para uma convenção nacional, é a criação de pequenos eventos regionais de curta duração, no máximo um dia.

Dessa forma, se começa a engajar os franqueados nesse tipo de evento e se prepara o terreno para inserção de uma versão nacional do encontro com maior adesão.

As vantagens e desafios de uma convenção de franqueados

Agora que já sabemos a importância dessa ferramenta para o crescimento da franquia, seria bom dar uma olhada nas vantagens e desafios que são acrescentados pelo evento.

Vantagens

São vários pontos vantajosos para a marca ao implementar uma convenção de franqueados, o primeiro deles e estreitar os laços entre o franqueador e os participantes.

Em grandes franquias, espalhadas por várias regiões, os franqueados podem ter pouco contato ou nenhum com o franqueador e isso acaba por desgastar uma relação que deveria ser fortalecida. Ainda mais porque ele não vê o que está sendo feito pela empresa.

A realização de uma convenção coloca todos os interessados pelo negócio em um só local. Por um certo tempo. O que dá a oportunidade para ambos ficarem mais próximos e observar o que o outro está fazendo.

Além disso, o evento também serve para dar voz aos franqueados que se encontram mais distantes e não têm a chance constante de mostrar suas ideias ou dar sua opinião sobre os rumos do negócio.

Durante a convenção podem existir painéis de discussão nos quais esses franqueados possam expor suas dúvidas e também trocar experiências, criando um ambiente de aprendizado.

Outra grande vantagem de reunir a maior parte dos proprietários de unidades em um só local é a possibilidade de transmitir determinadas mensagens de forma clara e sem impedimentos a eles.

Essas informações podem ser mudanças no modelo de negócio, novos conhecimentos, números de crescimento e desenvolvimento da franquia, e até mesmo representar o surgimento de novas formas de treinar franqueados.

Ao mesmo tempo, o franqueador pode colher boas ideias e sugestões durante o evento, uma vez que a reunião de todos os envolvidos no negócio pode fazer surgir uma série de insights interessantes.

Desafios

No entanto, planejar e coordenar um evento como esse não é simples e conta com uma série de desafios a serem enfrentados para obter o sucesso.

O primeiro ponto a ser levado em consideração na hora de realizar uma convenção são os custos envolvidos no evento. Por exemplo, é necessário o aluguel de um espaço, contratação de palestrantes, fornecedores de refeições entre outros.

A depender do número de unidades e a quantidade de franqueados que se fará presente no evento, as despesas podem ser bem altas e ter um impacto sobre o caixa da empresa.

Uma convenção de sucesso depende de uma boa estrutura e isso demanda investimentos e recursos. Não é uma boa ideia planejar um evento como esse sem dinheiro em caixa.

Outro ponto que ameaça o sucesso da convenção é o descontentamento de franqueados com o negócio ou até mesmo com o evento. Com a reunião de várias pessoas com ideias diferentes, ainda mais em tempos de crise, comentários negativos podem surgir.

Contudo, também é a oportunidade perfeita para resolver questões problemáticas dentro da rede e garantir a satisfação de todos os participantes, além disso, descontentamentos podem ser utilizados como experiência para as próximas edições.

A escolha do melhor local ou região para a realização do evento também pode ser um desafio, uma vez que é preciso encontrar a melhor opção para todos os franqueados. Em grandes redes de franquia, que são espalhadas por todo o país, eventos realizados em locais muito distantes para alguns participantes gera baixa adesão.

Planeje-se!

Planejar com eficiência uma convenção é outro grande desafio, uma vez que são várias variáveis a serem controladas e é preciso atender as expectativas de todos os franqueados. Qualquer item mal previsto ou não arranjado como deveria leva o encontro ao fracasso e desestimulando a adesão dos participantes em uma próxima edição.

A criação do conteúdo é outro ponto que deve ser levado como um desafio, uma vez que é preciso atender a duas expectativas, as dos franqueados e a dos negócios.

É preciso escolher com cuidados o cartel de palestrantes para o evento, buscando criar uma trilha de palestras que possam adicionar credibilidade e prestígio ao encontro, captando a atenção dos franqueados.

O planejamento de sua convenção de franqueados

A palavra-chave para o sucesso de uma convenção de franqueados é planejamento. É preciso pensar em todos os mínimos detalhes para que se possa atingir os objetivos do encontro, sejam eles quais forem.

Afinal, essa é uma oportunidade única de crescimento, em que todos os interessados no negócio se encontram em um só lugar e é um ótimo momento para repassar conhecimento.

Objetivos

O primeiro ponto para se planejar um evento como uma convenção de franqueados é definir quais serão os seus objetivos e metas, uma vez que o sucesso depende do alcance desses pontos.

Os objetivos podem ser contar com um número X de participantes, apresentar novas tecnologias, reunir dados relevantes acerca das unidades entre outros. Ao final do evento, uma recapitulação poderá ser feita para entender o que foi e não não alcançado.

Com esse levantamento pode-se entender o que deu certo e o que não deu, dentro daquilo que foi planejado e o próximo evento será ainda melhor que o anterior, com base nas experiências da organização.

Realização

Outro ponto muito importante durante o planejamento de uma convenção de franqueados é a escolha de determinados pontos para a realização do evento como o local, data e duração.

Quando falamos em grandes franquias, presentes em todo o território nacional, é preciso escolher locais que possam ser acessados de forma rápida de qualquer lugar do país.

Além disso, a data é outro ponto fundamental para contar com a adesão de boa parte dos franqueados. Escolher por datas muito visadas como feriados prolongados ou dias próximos do fim do ano podem não ser uma boa ideia.

Mesmo que o modelo de convenção tenha se desenvolvido de forma a não parecer trabalho, esse encontro se trata exatamente disso, e por isso, o ideal é realizá-lo durante a semana.

A duração também deve ser bem estudada, pois eventos longos afastam os franqueados de suas atividades regulares e podem causar pouca adesão. Ao mesmo tempo, uma convenção curta pode não valer a viagem.

Para que o máximo de franqueados possam estar preparados para aderir e comparecer nas convenções, é preciso divulgar com antecedência o local, data e duração do evento.

Conteúdo

A construção do conteúdo é fundamental para o sucesso da convenção de franqueados, afinal é por ele que muitos participantes se farão presentes no evento.

Mesmo que se trate de um encontro de negócios e o tema seja trabalho, é preciso manter uma alternância entre temas sérios e momentos de lazer, para que os franqueados não acabem sendo sobrecarregados de informações.

Lazer

É um momento único para criar uma visão comum e disseminar conhecimento específico sobre o negócio, o mercado, produtos, serviços e o futuro da rede de franquias.

Por outro lado, proporcionar momentos de lazer e integração entre os franqueados também é algo muito importante e pode ser alcançado por meio da realização de gincanas, torneios e dinâmicas, trabalhando o lado humano dos participantes.

Essas atividades servem para integrar e unir os franqueados e permitir que eles conheçam uns aos outros e possam aprender com suas experiências, criando um sentimento de comunidade.

Além disso, esses momentos servem para criar boas memórias e contribuir com a descontração de assuntos sérios como o crescimento do negócio e números apresentados na convenção.

Palestras

Palestrantes de renome sobre assuntos como mercado, administração e economia. Outros também podem ser contratados para garantir um conteúdo de qualidade.

A escolha dos melhores temas vai depender do que você acha que é relevante. Ou algo que possa gerar valor para eles. A sensibilidade do franqueador é essencial para montar um cartel de palestras interessantes.

Depoimentos de franqueados e franqueadores

Também é relevante inserir o depoimento de vida e atividade profissional dos franqueados e franqueadores de sucesso. Esses depoimentos podem servir como exemplo de superação para muitos. Até mesmo como uma lição para vencer desafios diários que possam encontrar em sua atividade.

Além disso, conhecer o que acontece em outras redes pode ajudar o franqueado a ter uma melhor visão sobre o próprio negócio. Portanto, demonstrar que todos enfrentam frustrações e problemas e que é preciso persistir e seguir em frente.

Espaço para franqueados

É muito importante criar um painel de discussões. Nele os franqueados passam de expectadores para o papel principal do evento. É preciso que os franqueados possam ter a palavra. Esse espaço é para tirar suas dúvidas. Realizar suas críticas e até mesmo construir um conhecimento com base nas experiências uns dos outros.

Premiações

Outro ponto a ser planejado é a premiação de unidades da franquia. É preciso criar uma política de avaliação das lojas que possa ser facilmente medido. O melhor momento para a entrega da premiação é durante a convenção.

Essa atividade é essencial para demonstrar aos franqueados que o seu esforço e trabalho está sendo reconhecido. Além de prestigiar os que buscaram se destacar dos demais, gerando mais resultado.

Esse tipo de momento dentro do evento acaba criando um sentimento positivo dentro dos participantes. Isso faz com que eles busquem bater metas e objetivos no próximo ano. E assim, estar entre os premiados em uma próxima edição da convenção.

Inovações

Os franqueados esperam que durante o evento sejam apresentadas inovações para o negócio. Novas tecnologias, produtos ou serviços que acompanhem a evolução do mercado.

Essas inovações demonstram que o franqueador está buscando manter o negócio em consonância com o que há de mais moderno. Ou seja, está inserindo cada vez mais tecnologia na franquia.

Motivação

Outro tema central do evento e que deve ser muito bem planejado é a motivação do evento. Além disso, o papel do franqueador como figura central de incentivo deve ser bem claro.

É preciso que o líder demonstre como chegou até aquele local e que o merece. Motivando os franqueados a sentirem orgulho do que estão construindo juntos e fazendo parte.

É necessário que os participantes fiquem empolgados com os conhecimentos que receberão e ansiosos para a próxima edição da convenção. Para isso pode-se usar várias ferramentas como, por exemplo, a divulgação antecipada somente de parte do evento, criando mistério

Além disso, demonstrações de histórias de sucessos de franqueados também podem ser uma ótima forma de motivar todos os outros participantes a se engajar mais no negócio.

As ações de feedback na convenção de franqueados

Outro ponto muito importante da realização de uma convenção é a recolha de feedbacks. Pode ser feito em relação a vários pontos. Como, por exemplo, o negócio, o próprio evento e o planejamento para o futuro da franquia.

O que é relevante

Ao buscar por feedbacks dos franqueados, é preciso minimizar ao máximo os seus questionamentos para garantir respostas sinceras. Entre os pontos que podem ser verificados estão:

  • satisfação em geral com o evento;
  • satisfação com o conteúdo apresentado;
  • sugestões para um próximo encontro;
  • opinião sobre o modelo de negócio seguido;
  • satisfação com os dados apresentados sobre a franquia;
  • sugestões para metas e objetivos do negócio.

Como buscar por feedbacks

A busca por feedbacks pode ser feita por vários modelos de ferramentas. Antes, durante ou depois do evento. Depende de quais informações você está buscando e se elas terão relevância ainda no encontro. Entre as soluções que podem ser utilizadas estão.

Questionários impressos

Versão tradicional e simples de se buscar por uma avaliação. Pode ser muito efetiva ou não, dependendo do momento em que seja aplicada. Além disso, é preciso fornecer canetas aos participantes, pois poucas pessoas terão uma em mãos.

O tempo gasto no preenchimento em papel também pode fazer com que alguns franqueados percam a paciência. Dessa forma, acabam respondendo de forma curta ou desistem no meio do preenchimento.

Monitoramento das redes sociais

As redes sociais são uma ferramenta incrível e com várias funções. Por exemplo, ela pode ajudar a medir o nível de engajamento dos participantes por meio de uma hashtag.

É possível criar um telão que projeta as imagens publicadas com a hashtag, garantindo maior interação.

E-mail marketing

Existem diversas formas de fazer uma busca por feedbacks após o evento. E-mails marketing com links para formulários de pesquisa são uma ótima ideia. O ideal é que eles sejam enviados no dia seguinte ao término do encontro.

Dessa forma, as boas lembranças motivarão o franqueado a participar. Além disso, é uma prática comum enviar algum brinde, como um e-book, como forma de engajar ainda mais o participante.

A importância de uma consultoria para a convenção

A convenção de franqueados é uma ótima forma de agregar valor a união de todos os envolvidos em uma franquia.

No entanto, os desafios de organizar um evento como esse são vário. Quando falamos em franquias jovens e com poucas unidades, a falta de experiência é um empecilho a mais.

Para conseguir montar um evento de sucesso e que dê início a uma longa lista de edições memoráveis, o ideal é buscar apoio de uma consultoria especializada em franquias.

Os profissionais de uma empresa como essa contam com um grande know-how no assunto e podem ajudar o franqueador não só a otimizar os processos da franquia como também a construir um encontro incrível, misturando trabalho e lazer para os participantes.

Conclusão

A convenção de franqueados é fundamental para a caminhada da franquia em direção ao seu crescimento e desenvolvimento. Contudo, é preciso ter muito cuidado ao planejar e executar esse evento.

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