Gestão de empresas: saiba como ter eficiência e produtividade

Uma boa gestão de empresas depende de muitas coisas. Por exemplo, organização interna, mercado, legislação, gerenciar capital humano, entre muitos outros.

Nesse cenário, os termos  “administrar” e “liderar” se unem de forma bem ampla. O que torna o processo ainda mais difícil. Além disso, a cobrança por eficiência e produtividade também reforça esse ponto.

Mas, para mostrar como fazer uma boa gestão, é preciso entender os fatores dessa atuação para, após entender, conseguir qualificá-la e usar isso para fazer uma empresa crescer. Confira, abaixo, um bom guia sobre gestão de empresas! Então, boa leitura!

1. A importância da gestão de empresas

Para que uma empresa seja bem-sucedida, é necessário boa gestão, isso pode parecer óbvio. Mas, essa discussão é necessária. Especialmente porque pesquisas feitas por órgãos, como o IBGE, mostram que o número de empresas que fecharam foi maior do que o número de empresas que abriram nos últimos anos.

No entanto, muitos culpam a crise. E é claro que ela teve sua influência. Porém, uma boa gestão vence qualquer crise, já que essa prática gera pilares fortes. Tudo que explica por que esses fechamentos estão ligados à gestão de empresas. Planejamento, controle de fluxo de caixa, escolha dos colaboradores, gerenciamento de risco e logística bem alinhada são alguns deles.

Processos na gestão de empresas

Isso traz uma noção de que a gestão de empresas é, na sua essência, uma série de processos bem organizados. Apesar de, no geral, isso estar em qualquer empresa, os diversos tipos de negócios exigem coisas diferentes. Tanto em relação ao nicho quanto ao porte.

Uma grande empresa tem acionistas, conselho, diretores, administradores, enfim, diversas pessoas que tomam decisões. Essa realidade é compreensível em razão da quantidade e da complexidade das tarefas a serem realizadas. Já uma pequena empresa tem normalmente uma ou duas pessoas responsáveis por tudo isso. Isso exige que esses empreendedores sejam “paus para toda obra”.

Isso, porém, não significa que tudo precisa ser feito de qualquer jeito para que haja tempo suficiente para realizar essas atividades. Investir em conhecimento sobre gestão é fundamental para aprender a otimizar essas tarefas. Assim é possível gerir o negócio de forma mais tranquila e saudável.

Vale lembrar que o próprio mercado apresenta diversas opções tanto para se qualificar como gestor como para obter ajuda especializada, como no caso de consultorias. É importante frisar que esse tipo de investimento é válido desde sempre e não somente nos tempos em que os negócios não andam bem — prática que, infelizmente, é comum.

2. Principais erros na gestão de empresas

Diversos empreendedores entendem os conceitos de gestão de empresas, só que, na prática, acabam cometendo alguns erros, o que coloca todo o processo a perder. É importante conhecer quais são esses erros e como fazer para evitá-los. Vamos a eles!

2.1. Não ter um plano de negócios

Ter um plano de negócios é ter uma ideia central bem planejada e, assim, criar o direcionamento e suas devidas subdivisões para que os resultados desejados possam ser obtidos. Abrir mão dessa poderosa ferramenta é um grande erro de gestão e pode levar a empresa a ter problemas financeiros e, até mesmo, a fechar as portas.

Existem muitas vantagens em ter um plano de negócios. Por exemplo: alinhar-se bem à área de atuação escolhida, definir a forma de prestação de serviços e dos produtos a serem vendidos. Dessa forma é possível ter um projeto de crescimento, estabelecer o investimento no negócio e identificar quais recursos serão utilizados para isso.

2.2. Não acompanhar o mercado

Acompanhar o mercado exige olhar para diversas variáveis. Concorrência, comportamento do público, tendências e inovação são as principais delas. Quem não fizer essa análise de forma prática, sequencial e consistente, terá imensas dificuldades para fazer a gestão de empresas.

Tudo isso ajuda em um ponto principal para qualquer empresa que é ter consciência do seu posicionamento no mercado e do que fazer para não cair no mar de empresas comuns, que lutam apenas para sobreviver.

2.3 Superestimar ou subestimar o negócio

Conhecer o real potencial da sua empresa e da proposta de negócio que ela apresenta é essencial para fazer uma boa gestão de empresas. Há dois tipos de erros que comprometem essa questão, que são: superestimar ou subestimar o negócio.

No primeiro, há um excesso de autossuficiência que pode levar à ruína. Alguns elementos que estão presentes nesse tipo de situação são: negar a ajuda de terceiros, descartar investimentos necessários, não focar em formar uma boa equipe e deixar o negócio no piloto automático.

No segundo caso, há, sim, gestores que subestimam o negócio e acabam não aproveitando todo o potencial que ele tem. Isso faz com que boas parcerias deixem de ser fechadas, que a empresa perca bons contratos e que, na primeira dificuldade, o negócio seja encerrado.

2.4. Não ter um planejamento financeiro

O planejamento financeiro é essencial para a saúde de uma empresa e para uma atuação dentro do que o mercado espera. Infelizmente, muitos gestores deixam esse fator de lado e acabam pagando um preço alto por isso e errando na gestão de empresas.

A ausência dele leva a problemas, como a ausência de previsão orçamentária para fazer os investimentos necessários, a ocorrência de problemas de fluxo de caixa e, até mesmo, a existência de entraves para pagar as contas básicas do negócio (especialmente a folha de pagamento).

2.5. Não investir em capital humano qualificado

A escolha das pessoas que farão parte da sua equipe é uma tarefa mais complexa do que parece. Por mais que existam bons profissionais no mercado, não quer dizer que seja fácil encontrar colaboradores que se encaixem na proposta da sua empresa e possam trazer os resultados esperados.

Essas dificuldades demonstram, ainda mais, o quanto é preciso investir em capital humano qualificado. Processos seletivos bem-feitos, treinamento dos funcionários e valorização salarial são elementos que fazem parte dessa realidade e dos quais o gestor precisa estar bem ciente.

Lembre-se de que as pessoas escolhidas representam a sua empresa junto ao público e o mercado geral, então, investir em qualquer pessoa pensando em pagar pouco pode ser um grande tiro no pé.

2.6. Não ter métricas de avaliação

Você sabe exatamente como o seu negócio está? Como você avaliaria a sua situação hoje em dia? Talvez essas respostas estejam na ponta da sua língua, mas há muitos gestores que não sabem responder a essas perguntas com exatidão.

Esse fato mostra que é essencial ter métricas de avaliação do seu negócio. E mais do que isso: é preciso usá-las com frequência. ROI (Retorno sobre o Investimento) e CAC (Custo de Aquisição de Cliente) são duas das mais importantes e que precisam ter o devido espaço no cotidiano da empresa.

Os dados gerados por essas métricas dizem muito a respeito da situação em que a sua empresa se encontra e, com a devida análise, podem levar às melhorias necessárias para equilibrar os números.

3. Gestão e a eficiência empresarial

A eficiência empresarial pode ser rapidamente descrita como um conjunto de ações acertadas que levam a resultados sólidos e a uma cultura organizacional de sucesso. Quando falamos em ações, sabemos que a escolha acertada delas passa por um alinhamento de pensamentos e ideias bem-feito.

Talvez o maior fruto da eficiência empresarial seja a produtividade. Quando se sabe exatamente o que fazer e quais são os caminhos mais seguros, é natural ser produtivo. Produtividade, em termos de resultados, é fazer mais com menos, é aproveitar o máximo da capacidade de todos os recursos existentes e também fazer as escolhas mais inteligentes.

Mas qual a importância da gestão para a eficiência empresarial? Não podemos definir uma porcentagem para responder essa questão, mas podemos dizer que a importância é imensa. Quando se alcança os padrões de excelência que formam uma empresa eficiente, é fundamental que eles sejam gerenciados e ampliados, o que é papel de uma boa gestão.

Alguns recursos, como relatórios de gestão, sistemas integrados e acompanhamento contínuo, são imprescindíveis nessa jornada. Eles ajudam a entender diversas questões importantes, como o andamento das ações internas e externas, o comportamento do público, os números de vendas e o desempenho e a performance dos colaboradores.

4. Ferramentas de gestão

Já que citamos a importância dos recursos, muitos deles podem ser mais bem explorados com a escolha das ferramentas corretas. Seja qual for o tipo de negócio, elas são fundamentais para otimizar o processo de gestão e trazem diversas vantagens, como:

• gestão de pessoas facilitada;
• precificação mais exata;
• gerenciamento de questões trabalhistas e tributárias;
• montagem de banco de dados de clientes;
• informações gerais sobre o mercado;
• melhor organização das informações;
• projeções mais exatas sobre o negócio.

Agora que sabemos a importância e os benefícios dessas ferramentas, veremos algumas delas e quais as suas funções. Acompanhe!

4.1 Balanced Scorecard

Antes de tudo, é necessário destacar que a classificação mais adequada para o Balanced Scorecard é dizer que trata-se de um método. O conceito desse método é trabalhar com indicadores, os quais trazem uma série de feedbacks importantes para medir e melhorar os resultados obtidos.

O Balanced Scorecard apresenta quatro indicadores, que são: a perspectiva dos clientes, a perspectiva dos processos internos, a perspectiva de aprendizado e do crescimento e a perspectiva financeira.

Para que esse método funcione, o segredo é torná-lo parte do seu dia a dia e criar mecanismos de comunicação interna que permitam a distribuição desses feedbacks aos colaboradores de forma frequente.

4.2 Análise SWOT

A sigla SWOT significa forças (Strengths), fraquezas (Weakness), oportunidades (Opportunities) e ameaças (Threats).

Desenvolvida com base no estudo das principais corporações americanas feito nos anos 60, essa é uma metodologia muito usada e considerada clássica na administração de empresas.

A importância dela é tamanha, de modo que é considerada essencial na hora de planejar as estratégias empresariais e de novos projetos. Ela permite um diagnóstico completo sobre tudo que está envolvido com o negócio.

Com esse diagnóstico, consegue-se tomar decisões mais seguras, ter mais conhecimento sobre o ambiente, entender melhor a concorrência e antecipar-se às movimentações do mercado.

4.3 Pirâmide de Maslow

A hierarquia de necessidades de Maslow, criada pelo psicólogo americano Abraham H. Maslow, tem como base a ideia de que cada pessoa direciona seus esforços para satisfazer necessidades pessoais e profissionais. Com isso em mente, ele sistematizou uma hierarquia em que as necessidades menores precisam ser satisfeitas antes das necessidades maiores.

Isso leva a uma jornada de escalada para atingir o topo da pirâmide que consiste em obter autorrealização. Segundo a hierarquia, a divisão das necessidades funciona desta forma:

• necessidades fisiológicas: dizem respeito à sobrevivência do ser humano e à obtenção de conforto físico. No ambiente de trabalho, aplica-se em alguns conceitos, como o intervalo, os horários adequados e os demais fatores que contribuem para um bom rendimento;
• necessidades de segurança: estão vinculadas com a ordem e com a organização, o que ajuda a tornar o ambiente de trabalho mais seguro, além de justificarem o bem-estar dentro dele. Algumas delas são estabilidade, boa remuneração e condições de segurança no trabalho;
• necessidades sociais: aqui, estamos falando basicamente das relações humanas. No trabalho, convivemos com outras pessoas e queremos fazer parte desse grupo e não ser apenas mais um trabalhador isolado;
• necessidades de estima: a estima está altamente ligada ao reconhecimento. Uma carreira de sucesso acontece quando ele surge, já que pode levar à promoção de cargo, ao aumento de salário e a feedbacks positivos;
• necessidades de autorrealização: o topo da pirâmide engloba a satisfação de todas as outras necessidades, o que gera independência, autocontrole, manutenção da felicidade com as suas escolhas e ciência das suas capacidades.

4.4 Matriz BCG

A Matriz BCG pode ser dividida em duas partes: crescimento e participação no mercado. Nessa segunda, é preciso avaliar o posicionamento da sua empresa em relação ao seu maior concorrente. Para se obter vantagem competitiva, é necessário pontuar bem o que acontece quando as vendas são realizadas de maneira rápida e um produto é considerado um sucesso no mercado.

A segunda análise classifica esses produtos conforme a hierarquia abaixo:

• ponto de interrogação: aqui, estão aqueles produtos em que foi feito um alto investimento, porém o retorno não está sendo adequado. Dependendo do que ocorrer, ele poderá passar para outra classificação, ou seja, o seu destino é um ponto de interrogação;
• estrela: aqui, estão os produtos que têm alta saída e são sucesso de mercado. Porém, se os investimentos forem reduzidos, eles podem passar para o quadrante seguinte;
• vaca leiteira: são produtos com investimento baixo em um mercado mais modesto. Muitos foram estrelas anteriormente e, hoje, estão nesse patamar devido a alguns fatores, como a mudança de perfil do público e a decisão dos investidores em priorizar outros produtos;
• abacaxi: como o próprio nome já diz, são produtos que trazem problemas, têm um alto custo e um baixo retorno. O ideal é evitá-los ao máximo e deixar de comercializá-los.

5. Gestão de franquias: quais as especificidades

A gestão de franquias engloba muitos dos fatores mencionados, mas também apresenta as suas especificidades. Vamos a elas!

5.1. Conhecer o mercado

Conhecer o mercado de franquias envolve dois fatores básicos: conhecer o nicho em geral e compreender as características do mercado local. Por mais que haja semelhanças entre regiões distintas, há também muitas diferenças.

Obter essas informações de mercado é fundamental para tomar decisões mais acertadas e apresentar as soluções de que aquele público específico necessita.

5.2. Manter-se alinhado às políticas da franqueadora

Uma das grandes vantagens de se investir em uma franquia é contar com o suporte especializado do franqueador. Como trata-se de um negócio testado, há um padrão de qualidade a ser seguido.

Ao seguir esse padrão, a gestão fica facilitada porque ele mostra exatamente qual é o direcionamento das ações.

5.3. Ficar atento aos indicadores de desempenho (KPIs)

Os indicadores de desempenho são fundamentais em qualquer negócio e, em uma franquia, isso não é diferente. Eles são muito importantes para otimizar e qualificar processos e para obter feedbacks relevantes.

Os KPIs mais utilizados são: a taxa de conversão, o número de clientes e a quantidade de vendas realizadas. Outros que valem a pena ser mencionados são: o ticket médio, o payback, o ROI e o faturamento. ​

5.4. Ter um bom gerenciamento financeiro

O gerenciamento financeiro em franquias requer alguns cuidados especiais. Dentre eles, está a consciência de que o bom controle das finanças é fundamental para manter a imagem da marca em alta no mercado. Um mau gerenciamento, nesse sentido, pode levar ao fechamento de uma unidade, o que seria muito prejudicial para a rede.

É preciso levar em conta também o cumprimento de demandas financeiras existentes no contrato, tais como o pagamento de royalties, as taxas de publicidade, entre outras.

5.5. Capacitar a sua equipe

Fazer parte do time de colaboradores de uma franquia é fazer parte de uma cultura organizacional bem particular. Esse fato torna necessário que essas pessoas sejam constantemente qualificadas para que possam atender aos propósitos da empresa. Na prática, entender o padrão de atuação exigido.

Além disso, o público já conhece como aquela empresa se comporta no mercado e passa a exigir o mesmo tipo de experiência nas diversas unidades existentes.

6. Cases de sucesso de gestão empresarial

Ao contrário do que fala o título, não vamos citar cases de sucesso de gestão empresarial. Utilizaremos a sua própria memória para isso. Pare e lembre quantas empresas estavam à beira da falência e conseguiram se recuperar. Ou, então, recorde-se de quantas pequenas organizações conseguiram, em poucos anos, tornar-se líderes de mercado.

Com certeza, vieram diversos exemplos à sua cabeça. Todos eles têm um ponto em comum: uma gestão empresarial eficiente. Claro que, em alguns casos, foi necessário um choque de gestão. Em outros, a eficiência só veio com a experiência e a capacidade de fazer escolhas acertadas.

A questão maior aqui é mostrar que, para tornar-se um case de sucesso, é necessário ter uma gestão empresarial satisfatória. É preciso também deixar de lado o mito de que as ferramentas de gestão são caras. Ou então que só servem para grandes corporações.

O mercado é vasto e apresenta soluções para qualquer tipo de negócio. Até para modelos específicos, como as franquias, há consultorias especializadas. Com tanta informação e recursos, não investir nesse tipo de solução pode comprometer as operações do seu negócio.

O custo-benefício é muito bom em investimentos assim, o que ajuda a entender o quanto vale a pena buscar essas soluções.

Mais processos

Todo esse panorama foi montado para mostrar o quão importante é conhecer os elementos que fazem parte da gestão de empresas. Saiba que ter esse tipo de conhecimento é um grande diferencial competitivo na sua carreira. Seja você um empreendedor ou seja você um colaborador de uma empresa.

Sabemos o quanto a rotina de um negócio é cheia de tarefas e exige um alto desempenho físico e mental. As ferramentas de gestão servem exatamente para facilitar toda essa jornada, trazendo elementos facilitadores e criando uma rotina menos extenuante.

Tendo processos bem definidos, fica mais simples entender o que fazer e como fazer. Dependendo do tipo de processo, ele pode até ser automatizado, o que garante ainda mais facilidades. Quando cada um sabe exatamente o que fazer, a empresa, em tese, anda “sozinha”.

Conclusão

Implementar uma gestão empresarial eficiente é um processo contínuo, no qual o principal ponto é a busca pelo conhecimento. Considerando que as tendências e necessidades mudam rapidamente, é importante estar atento a isso para trazer os conceitos mais modernos para a sua empresa que, misturados aos clássicos, podem ser grandes alavancadores de resultados.

Sob esse cerne, é importante contar com a expertise necessária para tal, como no caso de contratar uma consultoria especializada. Os consultores dispõem desse conhecimento e sabem como aplicá-lo da forma adequada em cada negócio.

Além disso, ajudam a olhar a sua empresa de um jeito diferente, permitindo, assim, um diagnóstico mais preciso, o que é o primeiro passo para encontrar as formas corretas de melhorar a gestão. Você pode fazer isso sozinho? Pode, mas certamente levará mais tempo e será um processo de tentativa e erro, o qual pode custar mais caro do que investir em uma solução completa em termos de ajuda especializada.

Dito isso, deixamos o nosso convite para que entre em contato conosco. Será um imenso prazer conhecer o seu projeto para, juntos, encontrarmos as soluções necessárias para ele.