Saiba como um software de gestão pode expandir o seu negócio!

Os avanços da tecnologia têm provocado grandes mudanças em diversos segmentos, mas têm influenciado principalmente a maneira como as empresas são administradas. Independentemente do tamanho ou do ramo do negócio, a implementação de um software de gestão tem sido cada vez mais comum nos estabelecimentos.

A informatização dos setores é uma ferramenta importante para os empreendedores, pois  permite organizar as rotinas de trabalho, otimizar os processos e realizar as tarefas de maneira mais simples, além de oferecer informações estratégias para os usuários, facilitando a gestão e a análise dos resultados financeiros.

Essa iniciativa pode ser vista como um investimento, pois sua utilização vai resultar em diversos benefícios para todas as áreas da empresa, promovendo a integração e controle de dados e, ainda, possibilitando que a organização tenha um desempenho cada vez melhor.

Vantagens que um software de gestão pode trazer para o seu estabelecimento

Controle de estoque e venda

É praticamente impossível realizar o controle de estoque de maneira manual. Especialmente nos setores de varejo de alimentos, como padarias e supermercados. Até mesmo as planilhas — antes vistas como eficientes e seguras — já estão ficando ultrapassadas nos dias de hoje. Por isso, a automação comercial tem sido uma realidade cada vez mais comum nos comércios.

Também é possível acompanhar todos os processos de venda. Além de possibilitar que os gestores controlem de forma segura e eficiente o estoque. Isso porque o software de gestão permite integrar todos os dados no sistema. Além disso, possibilita que diversas áreas da empresa compartilhem essas informações.

Economia com armazenamento de mercadoria

Além de controlar o estoque, um software de gestão permite reduzir os prejuízos com perdas de mercadoria por meio da realização de um controle. Também é possível otimizar os processos de compra. Principalmente porque o sistema apresenta um inventário dos produtos, facilitando a identificação da quantidade de itens necessários.

Por meio de um assistente de compras, ainda é possível cotar os melhores preços, precificar as mercadorias e realizar o lançamento automático das Notas Fiscais Eletrônicas. O sistema também permite identificar o momento exato de repor o estoque, conferindo economia para o armazenamento e agilidade na entrada das mercadorias.

Otimização dos processos de tomada de decisão

Um software de gestão permite que os empresários planejem o futuro de seu negócio de forma segura, objetiva e fundamentada em informações concretas, ou seja, a ferramenta é uma importante aliada no processo de tomada de decisões precisas para as organizações.

Por meio do sistema é possível ter acesso a diversos relatórios e análises que vão embasar os próximos passos da empresa, conferindo credibilidade ao planejamento estratégico dos estabelecimentos.

Organização das informações

Manter os dados de estoque, venda, compra, faturamentos, entre outros, reunidos em um único sistema permite que os gestores organizem de maneira rápida e eficiente as operações, além de otimizar os processos e aprimorar o desempenho.

Ao centralizar todas as informações, as consultas são realizadas de maneira ágil e efetiva, evitando perda de tempo na procura de dados. Além disso, os sistemas atuais são modernos, intuitivos e acessíveis, isto é, além de acessar as informações por meio de menus de fácil navegação, os gestores ainda podem optar por visualizá-los em forma de relatórios, gráficos, entre outros.

Controle financeiro

Por meio de um software de gestão também é possível garantir o controle financeiro da empresa. A plataforma permite que os gestores programem as despesas e receitas de valores, tais como pagamento de tributos, fornecedores e empréstimos, além de recebimentos de duplicatas de clientes. Assim, o risco de se esquecer de pagar alguma fatura na data de vencimento é eliminado.

Também é possível ter acesso ao fluxo de caixa e acompanhar o faturamento dos últimos meses, controlar os gastos da empresa, planejar os próximos investimentos de acordo com as projeções e, ainda, emitir relatórios financeiros sempre que for necessário.

Como você pôde ver, um software de gestão é uma ferramenta importante para otimizar os processos de sua empresa, reduzir custos e aumentar a sua produtividade. No entanto, é preciso analisar alguns fatores antes de obter um programa. Confira a seguir quais características devem ser consideradas ao adquirir um sistema:

Pontos a levar em conta antes de escolher o seu software de gestão

Funcionalidade do software de gestão

De nada adianta instalar um programa sofisticado e repleto de recursos que não se aplicam ao seu negócio. Além de gastar um dinheiro desnecessário com a aquisição, você ainda pode se frustrar com a complexidade do sistema e acabar desistindo de usá-lo.

O ideal é identificar as reais necessidades de sua empresa, relacioná-las em uma lista e só depois procurar um sistema de gestão que atenda e solucione todos os itens. A funcionalidade do programa deve ser o principal requisito a ser considerado.

Segurança do software de gestão

A escolha de uma solução tecnológica, inovadora e eficiente traz tranquilidade aos gestores, uma vez que os programas legítimos simplificam o processo de emissão das Notas Fiscais Eletrônicas de acordo com as determinações legais.

Outro item de segurança que deve ser verificado é a proteção e armazenamento das informações cadastradas no sistema. O software deve permitir a realização de backups ou cópias de segurança dos dados. Caso o sistema seja online, deve manter os dados armazenados em nuvem. Aliás, esse é um dos meios mais seguros e confiáveis hoje em dia.

Mobilidade

A tecnologia atual permite que tenhamos acesso a diversos recursos na palma de nossa mão. Basta usar um celular ou notebook. Por isso, a mobilidade já é uma realidade que faz parte de nossas vidas.

Assim sendo, muitas soluções para as empresas já são oferecidas de maneira remota. Alguns softwares de gestão permitem que os empresários tenham acesso a vários recursos por meio de seus dispositivos móveis. Isso facilita o controle e favorece o gerenciamento à distância.

Além de otimizar os processos, essa mobilidade também representa um aumento na produtividade dos usuários.

Usabilidade

Ao considerar um software de gestão, é recomendada a escolha de um programa de interface mais simples. Assim, ao visualizar a facilidade do acesso e a simplicidade do uso, certamente seu entusiasmo será maior.

Além disso, um programa adequado deve apresentar praticidade ao atender os estabelecimentos comerciais. Afinal, eles buscam uma solução confiável e que esteja de acordo com a legislação vigente.

Implementar um software de gestão em sua empresa é a maneira mais eficiente de potencializar a produtividade de seu negócio. Agora que tal conferir a importância do marketing de relacionamento no processo de fidelização dos clientes?

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*Conteúdo escrito por Jessica Torres, analista de conteúdo da Grupo Casa Magalhães.