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Dentro do mundo do empreendedorismo, tanto no varejo, quanto no franchising, e também na prestação de serviços, é sempre necessário contar com fornecedores. Eles são os profissionais capazes de oferecer insumos necessários para o trabalho, produtos para o comércio, e alguns tipos de serviço terceirizado. Sem a homologação de fornecedores, praticamente nenhum negócio consegue funcionar.
Mas não é segredo também que encontrar parceiros confiáveis, que possam nos oferecer produtos de qualidade, dentro dos prazos adequados e durante o período combinado, não é uma tarefa nada fácil.
É sempre muito difícil escolher nossos fornecedores, e não acabar caindo na tentação de aceitar o primeiro que se oferece, sem nem mesmo contrato formal. Contar com um fornecedor ruim, ou que não é de confiança, pode comprometer toda a sua empresa.
Para evitar esse tipo de problema, é que existe a homologação de fornecedores. Ela é o processo que envolve a avaliação, seleção e escolha de um fornecedor que irá atender às necessidades do seu negócio.
Muitos empreendedores acabam pulando essa etapa, ou não sabendo como fazer, o que pode ter consequências graves. Por isso, nesse artigo te ensinaremos tudo o que você precisa saber sobre homologação de fornecedores, com um passo a passo completo! Vem com a gente.
O que é homologação de fornecedores?
Homologação é uma palavra difícil, que pode assustar muita gente. Até a pronúncia pode ser complicada em alguns casos. Mas não se desanime, pensando que a homologação de fornecedores também vai ser uma coisa complexa. Na verdade, ela serve para facilitar – e muito – a sua vida. Para que não restem dúvidas, “homologação” é um termo jurídico, que significa aprovação, confirmação, resolução positiva sobre um caso.
Quando falamos de homologação de fornecedores, nos referimos à integração de um novo fornecedor a uma empresa. Para que essa contratação seja plena, a homologação exige que um acordo seja feito entre os envolvidos, garantindo que os serviços serão prestados de forma satisfatória.
Então, em linhas gerais, a homologação de fornecedores é o estabelecimento de um regimento entre empresa e fornecedor.
Esse processo envolve duas frentes: a gestão de riscos, quando a empresa irá avaliar a capacidade do fornecedor de oferecer determinado produto ou serviço, e a sua própria demanda dele; e a qualificação de pessoal, em que serão acordados os termos em que o fornecimento irá acontecer, de uma forma a evitar problemas futuros. Com a combinação desses dois fatores, o que se espera é que a relação seja possível e satisfatória para ambas as partes, sem produção de conflitos posteriores.
Qual é a importância da homologação de fornecedores?
A homologação de fornecedores é um processo que tem grande potencial de ajudar todos os envolvidos, tanto a empresa contratante quanto o ofertante de produtos ou serviços.
Ela é um passo fundamental para garantir a segurança e a viabilidade de um trabalho bem feito. Quando uma homologação de fornecedores é feita, esse é um sinal de seriedade das partes, que querem assumir um compromisso uma com a outra.
Benefícios para a empresa
Está claro que a empresa contratante do fornecimento terá muitos benefícios com a homologação. Primeiro, ela precisará se conhecer totalmente, e ter certeza de quais são os produtos e serviços de que necessita para funcionar bem. É preciso calcular bem o que aconteceria se algum desses insumos faltassem em um período de tempo. Então, a homologação é também um ótimo espaço para que a empresa se conheça.
Além disso, com a homologação de fornecedores, muito dinheiro pode ser poupado, por meio de evitar imprevistos, atrasos, problemas, etc. Esse procedimento traz muito mais segurança para a empresa, que poderá embasar a confiança dela no fornecedor por meio de documentos e acordos formais.
Benefícios para o fornecedor
Por mais que pareça que a homologação de fornecedores é um processo feito pela empresa e para a empresa somente, o fornecedor tem muitos benefícios com ela. Um dos principais deles é a certeza do pagamento. Por meio de um acordo prévio e firmado legalmente, o fornecedor saberá exatamente como, quanto e quando será pago, e saberá o que fazer em casos de imprevistos.
Outro ponto que merece destaque é que os fornecedores têm, por meio da homologação, uma possibilidade de fazer contratos de muito tempo, com longo prazo, o que os dá uma estabilidade financeira e de trabalho. Dentro do mundo da prestação de serviços, essa é considerada uma vantagem.
A importância da homologação de fornecedores para franquias
Em uma rede de franquias, a consistência é a chave do sucesso. Os consumidores esperam encontrar a mesma qualidade de produtos e serviços em todas as unidades da marca, independentemente da localização. Isso só é possível quando há um controle rigoroso de todas as variáveis envolvidas na operação, sendo o fornecimento de insumos uma das principais.
Quando o processo de homologação de fornecedores é bem executado, ele permite à franquia garantir que todos os franqueados tenham acesso aos mesmos fornecedores que atendem às exigências da marca. Esse controle é essencial para evitar disparidades que possam prejudicar a imagem da franquia no mercado. Além disso, a homologação facilita o processo de padronização, já que os fornecedores aprovados são obrigados a seguir critérios rigorosos que asseguram a qualidade e a uniformidade dos produtos.
Para os franqueados, a homologação traz uma série de benefícios. Em primeiro lugar, eles têm a segurança de que os produtos adquiridos de fornecedores homologados atenderão às expectativas de qualidade. Em segundo, esses fornecedores são avaliados previamente pela franqueadora, o que reduz significativamente os riscos operacionais. Por fim, o processo de homologação permite que os franqueados obtenham melhores condições comerciais, já que o poder de negociação da franqueadora pode ser utilizado para conseguir preços mais competitivos e prazos de pagamento vantajosos.
O que é necessário para fazer a homologação?
De forma geral, a homologação de fornecedores envolve todas as partes de sua contratação junto à empresa. Por isso, não basta focar na seleção, em si, mas existem também outras partes como a autoavaliação da empresa, e os trâmites legais para regularizar o fornecedor na empresa. São quatro etapas para homologação:
- Definição das necessidades da empresa – é o momento em que um negócio faz um balanço interno, analisando suas necessidades que podem ser supridas internamente, e aquelas que precisam de colaboração vinda de fora. Também deve-se fazer um cálculo das consequências para a empresa caso esses insumos não sejam fornecidos por, por exemplo, um dia.
- pré-cadastro – é a fase em que os fornecedores entram em contato com a empresa, se apresentando e deixando seus contatos. Pode também ocorrer o inverso, que seria a empresa precisar procurar quem oferte o produto ou serviço necessário.
- Homologação – são as fases de avaliação de documentação dos possíveis fornecedores, verificando suas disponibilidades em oferecer o que é necessário. É nessa parte também que todos conversam para definir um acordo.
- Cadastro – é uma forma de contratação, em que a documentação do fornecedor fica cadastrada na empresa. Essa etapa só acontece com aquele que for escolhido.
Precisa de ajuda para cuidar da homologação dos seus fornecedores? Fale com os nossos especialistas!
Quais são as etapas fundamentais?
1. Avaliação dos documentos
A primeira condição para que uma relação de fornecimento seja estabelecida é que o fornecedor interessado esteja em dia com a lei. É impressionante, mas algumas empresas não possuem a documentação adequada. Por isso, a primeiríssima coisa que você precisará fazer com um fornecedor é verificar sua documentação. Além disso, faça uma pesquisa e procure seus possíveis prêmios e certificações.
2. Análise de Riscos
Como você já viu, um dos principais objetivos da certificação é reduzir o risco. Portanto, as empresas parceiras devem ser avaliadas mais detalhadamente para garantir que operem em conformidade com todas as leis e regulamentações aplicáveis ao setor.
Essa análise de risco também deve incluir o rastreamento da reputação do fornecedor, a verificação da boa situação da empresa no mercado, o cumprimento de contratos e a existência de outros parceiros importantes. Afinal, os fornecedores podem ser vistos como extensões da sua empresa.
3. Cotação de Preço
Um fator importante quando se fala da escolha de um bom fornecedor é o valor cobrado para a realização da prestação de serviços ou entrega de produtos. É importante que o preço seja justo e dentro da faixa cobrada pelo mercado, sem exageros e nem imprevistos. Para isso, é necessário que a empresa contratante faça uma pesquisa de mercado, passando a saber de outros fornecedores similares e cotando preços.
Assim, será possível aceitar um valor razoável, e talvez fazer uma negociação, tornando a relação mais favorável para ambos os envolvidos. Afinal, o dinheiro pago por um fornecimento deve ser proporcional aos benefícios que ele traz para a empresa.
4. Análise do Atendimento
Quando uma empresa contrata um fornecedor, seja ele autônomo ou por parte de uma outra empresa, ela passa a ser sua cliente. E esse é um ponto de vista que implica em algumas percepções, como a qualidade do atendimento prestado pela fornecedora. O atendimento acaba sendo importante porque ele é, na prática, o meio pelo qual se irão resolver todos os possíveis problemas futuros que possam surgir.
Por isso, é importantíssimo ficar atento se o atendimento oferecido é satisfatório e eficiente, ou não. No caso de não ser, o indicado é não fechar negócio. Isso porque o atendimento é o tipo de relação que existirá entre as partes envolvidas, e isso, a longo prazo, pode significar muita coisa. Portanto, analise o atendimento antes de concluir a homologação, como um critério de seleção, pois ele pode ser muito importante.
5. Determinação de um processo avaliativo
É importante que a empresa possua um procedimento padrão para a homologação de fornecedores, com seleção bem criteriosa, que busque aquilo que é importante para ela. Por exemplo, se estamos falando de uma padaria que busca um fornecedor de farinha, é importante que esse serviço seja oferecido todos os dias, com regularidade. No entanto, se o caso é uma grife de moda que produz peças finas, em busca de um fornecedor de tecidos de luxo, o importante é a exclusividade e qualidade dos produtos.
Por isso, saiba qual é a necessidade da sua empresa, e estruture um processo seletivo de fornecedores de acordo com suas exigências, para conseguir um fornecedor que seja capaz de oferecer o necessário. Para conseguir um fornecedor constante, analise seu histórico, fale com outras empresas que ele já forneceu, e pense no tempo que ele tem de estabilidade no mercado. Para conseguir produtos exclusivos e de boa qualidade, foque na avaliação da qualidade do produto e dos processos de produção dele, até chegar na sua empresa.
Além disso, é importante que haja uma avaliação do trabalho do fornecedor após a homologação. Nenhuma empresa está livre de contratar um fornecedor insatisfatório, mas é necessário identificar exatamente quando isso acontece, para que providências sejam tomadas. Ou seja, pense também no processo pós homologação.
6. Análise de riscos
Após pleitear um fornecedor, é importante fazer uma análise de riscos. Afinal de contas, a principal função da homologação de fornecedores é mitigar os riscos, portanto, é necessário prever os possíveis, e pensar em como evitá-los.
Por exemplo, se um fornecedor precisa fazer viagens de caminhão para chegar à sua empresa no tempo certo, e com produto intacto, você precisa supor que, um dia, pode acontecer um problema na estrada, um acidente, ou um simples pneu furado. Esse é um dos riscos que podem ser previstos, dentre muitos outros, e é preciso saber como a empresa procederá em uma situação como essa.
Faça um levantamento de todos os riscos possíveis, analisá-los, e então escolher o fornecedor que oferece a menor quantidade de riscos, ou os riscos mais fáceis de contornar. Por exemplo, é mais fácil lidar com um atraso de entrega, do que com produtos estragados ou comprometidos.
7. Aprovação do fornecedor
Finalmente, após a avaliação de todos os fornecedores possíveis, diante de todos os fatores que podem afetar a boa efetividade de seu trabalho, a empresa contratante decide qual é a melhor possibilidade, e aprova o melhor fornecedor. Isso é feito como a conclusão da homologação, e então é feito o cadastro, assinatura de um contrato ou um acordo, e regularização da documentação do fornecedor.
Dicas para fazer uma boa homologação
Como já falamos, a homologação é um processo muito sério, que pode afetar totalmente o bom funcionamento da sua empresa, e até mesmo a sua viabilidade. Por isso, é sempre bom fazer uma escolha melhor possível, e otimizar a homologação ao máximo. Para isso, há algumas formas, ferramentas e dicas que podem ser fundamentais. Acompanhe, abaixo, algumas dicas de como fazer uma ótima homologação.
Utilize a tecnologia como sua aliada
Com o apoio da tecnologia, pode se tornar muito mais fácil fazer uma homologação certa, que assegure a sua empresa. Afinal de contas, sem o uso da tecnologia, as análises feitas por mãos humanas apenas são muito mais passíveis de riscos e de deixar passar alguma informação.
Por isso, existem tecnologias avançadas de reconhecimento facial dos possíveis fornecedores, de análise de documentos. Também há o acesso a bancos de dados com informações de trabalhos anteriores que foram feitos pelo fornecedor, e plataformas de monitoramento do processo como um todo. É possível também acessar, nesses bancos de dados, os dados completos e informações sobre o fornecedor.
Essas formas tecnológicas evitam erros, otimizam tempo, e dão mais certeza sobre as informações encontradas. Além disso, é sempre importante utilizá-las, pois você aumenta o banco de dados e as próximas empresas poderão saber como foi a sua experiência com o fornecedor.
Estruture um processo seletivo
Antes de começar a procurar um fornecedor, com tempo e a possibilidade de elaborar um processo mais estruturado, se organize para pensar em uma seleção. Faça com antecedência as perguntas, processos, contrate plataformas tecnológicas, organize um pessoal responsável por entrar em contato com os possíveis fornecedores. Um processo seletivo bem estruturado com antecedência é capaz de diminuir muito a possibilidade de risco e de escolhas enganadas. Atentar-se para isso é uma das maiores dicas do Goakira!
Utilize técnicas de compliance
Você já ouviu falar em compliance? Esse conceito é usado para se dirigir a um conjunto de técnicas e tecnologias usadas para garantir o cumprimento de normas jurídicas pela empresa. Geralmente, o compliance é colocado em prática pelo departamento jurídico, ou assessoria jurídica de uma empresa. Ele envolve questões seletivas de fornecedores também, garantindo a legalidade de todas as negociações.
Por isso, é sempre uma boa ideia usar o compliance para homologar um fornecedor. Afinal, a homologação também é uma questão que envolve jurisdições, e causas legais. É preciso que a papelada do fornecedor esteja em dia, bem como o processo de seleção dele. Assim, existem algumas ferramentas de compliance disponíveis, que facilitam e automatizam as questões legais da empresa.
Ferramentas de compliance oferecem, por exemplo, bancos de dados com todas as movimentações jurídicas de fornecedores e empresas, com processos, contratações, etc. Assim, a sua empresa pode verificar esses locais, buscando informações e diminuindo riscos na homologação de fornecedores.
Além disso, essas ferramentas são utilizadas para monitorar os fornecedores, e saber se houve alguma modificação ao longo do tempo em seus processos. Assim, você pode se previnir e se informar sobre possíveis problemas.
Exemplos de como a homologação de fornecedores pode beneficiar redes de franquias
Redes de franquias de sucesso, como McDonald’s, Starbucks e Subway, possuem processos rigorosos de homologação de fornecedores que são seguidos em todos os mercados em que operam. Esses exemplos mostram como a padronização de fornecedores é fundamental para garantir a qualidade e a consistência da marca.
O McDonald’s, por exemplo, realiza auditorias frequentes em seus fornecedores de carne, batata, e outros insumos essenciais para garantir que todos atendam aos rigorosos padrões da empresa em termos de qualidade e segurança alimentar. Além disso, a empresa investe em programas de capacitação de fornecedores, com o objetivo de garantir que eles estejam sempre alinhados com as exigências da rede.
A Starbucks também adota um processo de homologação de fornecedores focado na sustentabilidade e na responsabilidade social. A empresa exige que seus fornecedores sigam práticas éticas e sustentáveis, e realiza auditorias periódicas para garantir o cumprimento dessas exigências. Isso permite que a Starbucks mantenha sua reputação de marca responsável, ao mesmo tempo em que garante a qualidade de seus produtos.
Esses exemplos mostram como a homologação de fornecedores pode ser uma estratégia eficaz para garantir a qualidade, a consistência e a sustentabilidade em uma rede de franquias. Além disso, eles demonstram como esse processo pode ser adaptado para atender às necessidades específicas de cada franquia, seja garantindo a segurança alimentar, promovendo práticas sustentáveis ou melhorando a eficiência operacional.
Conclusão
A homologação de fornecedores é um conceito muito necessário dentro do mundo do empreendedorismo, mas que também é ignorado por muitos. Geralmente, o que costuma acontecer, quando se trata da contratação de fornecedores, são acordos informais e rápidos, muitas vezes nem acordados previamente. Com isso, culminam em vários problemas de imprevisibilidade para o empreendedor e para a empresa, que necessita dos insumos para funcionar.
Assim, a homologação de fornecedores é o processo em que um fornecedor é selecionado, avaliado, e aprovado segundo as regras de um acordo ou contrato. Com esse passo, tanto a empresa quanto o fornecedor podem ficar mais tranquilos, pois seus interesses estarão mais assegurados. A empresa terá mais segurança, ao saber que não haverá desistência, falta de compromisso ou responsabilidade do fornecedor, da mesma forma que este saberá que ela é uma boa oportunidade de manter um trabalho fixo.
Para fazer uma boa homologação de fornecedores, é sempre bom utilizar as novas ferramentas da comunicação, como programas de computador, aliados a pesquisas sobre as certificações do candidato. Além disso, são algumas as etapas jurídicas que devem ser cumpridas.
E aí, já está pronto para fazer a homologação de fornecedores da sua empresa? Nos siga nas redes sociais para mais conteúdos e dicas! Instagram, Facebook, Linkedin
